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宅急送的信息化
來源:    發布時間: 2013-07-23 08:25   956 次瀏覽   大小:  16px  14px  12px


宅急送信息處處長方進最近有點睡不好覺

宅急送信息處處長方進最近有點睡不好覺。宅急送的ERP馬上就要上線了,公司上到總裁陳平下到送貨的卡車司機都對這個花了大價錢的“高科技”翹首以待。同事碰到方進都會問:“怎么樣?方處長,我們的新系統馬上就可以用了吧?”。總裁的話更令他倍感壓力:“方進啊,工作進展到底如何?最后我們要看結果呀。” 

  方進不能不謹慎。ERP的確是已經開發完成了,但在上線前,還有很多工作需要做。人員還沒有培訓、業務流程與ERP還需要磨合、基礎網絡還要調試……這些工作哪一項出了岔子,對ERP都是致命的。 

  更為重要的是,雖然,宅急送從老板到員工,學習新的信息技術的愿望都非常強烈,期望著新的IT手段能使公司再上一個臺階,但如果ERP項目失敗,公司全體員工對IT的信心將受到嚴重打擊。畢竟,宅急送是一家中小型的民營企業。 

  IT“學費”要交,但學了,就必須有收獲。陳平雖然沒有明說,但公司的企業文化告訴方進:宅急送的信息化建設只能成功。 

  在方進不停地被詢問的同時,宅急送總裁陳平心里也在著急。就在昨天晚上,他聽說,一個競爭對手由于實現了網上大型物流倉儲的功能,宅急送的一個老客戶已經把部分業務轉移到那里去了。他連夜就給方進打電話:“問題太嚴重了!我們的ERP什么時候能全面運行?” 

  市場激烈殘酷的競爭由不得他不急。現在,快遞行業的一個新增長點就是幫助客戶策劃并執行物流倉儲,也就是所謂的第三方物流。這個業務對IT技術的依賴性很強。沒有先進的IT技術,就等于拱手把客戶送給競爭對手。 
陳平對宅急送的未來充滿信心

  陳平揉了揉眼睛,回憶起了宅急送這些年來的快速發展。每一次,宅急送都是領先于其他競爭對手推出新的服務。24小時門到門服務、齊全的物流配送網絡、國內跨地域快遞、到付款快遞、異地快遞…… 

  其實,宅急送的信息化建設在今天的競爭對手圈子里,也是領先的。陳平對IT加速企業騰飛的能量和宅急送應用IT的能力都很有信心。因為算起來,宅急送的IT應用歷史可以追溯到1995年,也就是公司成立的第二個年頭。 
  IT初體驗

  1995年春節期間,宅急送的快遞業務在圈子里逐漸有了名氣和好口碑。業務量呈幾何倍數增加。但是,總裁陳平和公司為數不多的員工并沒有時間偷著樂。為什么?那一年的春節和情人節日期非常接近,快遞鮮花的業務一天就有十幾萬支。宅急送的送貨卡車里裝滿了鮮花,整天早出晚歸地在北京城里轉。陳平清楚地記得,那時期他和員工們一天要干20個小時,受理送花訂單、開票、上門取鮮花、分撿、派送。到晚上10點,他與員工們吃飯時,所有人拿筷子的手都在不停地抖。 

  但是,沒人說得清一天到底送了多少枝花,到底這一天掙了多少錢。陳平想,單純的手工處理已經吃不消了,必須買個電腦。于是,陳平到中關村攢了臺電腦。扛回公司后,陳平才發現根本不能用。為什么?專門針對快遞業務的軟件沒有,而且沒人會使。怎么辦?陳平花2000元錢,請一個搞計算機的朋友幫忙編了一個電腦開票的軟件。于是,手工開票的問題解決了。宅急送人第一次感受到電腦的力量。 

  這之后,嘗到甜頭的宅急送陸續買了多臺電腦,分別發給財務、庫房、受理等。各職能部門都可以進行獨立地統計了。但是,陳平很快發現,這么多臺電腦各自為政,無法實現信息的共享。各職能科室的員工們勞動量減少了,但老板自己的工作量并沒有減輕。這怎么行? 

  1996年年底,陳平找了一家幾個大學生開辦的軟件公司,要他們為宅急送開發一套MIS系統。幾個學生來宅急送做業務需求調查,3個月后,MIS開發出來了,但比較粗糙。許多人反映:用MIS比手工還要慢。這次IT嘗試失敗了。 

  陳平不甘心失敗,又請來北京理工大學搞MIS的老師和學生。這次還不錯,MIS真正發揮出了作用。業務操作層面的操作基本e化了。而且,該系統沿用至今,宅急送人使得還很順手。 

  這個MIS有一個很有意思的功能,即把OICQ的功能整合進來。宅急送的送貨卡車司機的手機號碼全部放進了OICQ的人員列表。調度中心隨時可以通過OICQ發短信息通知司機去何地取貨,去何地送貨。駕著卡車在外面跑的司機也可以隨時把送取貨的信息反饋到MIS系統中來。 

  在不到兩年里,宅急送一口氣又上了幾個IT項目: 

  2000年,北京、上海、廣州、深圳等子、分公司購買了一些條形碼打印和數據采集設備。北京大山子基地于當年開始試用該套設備。 

  2001年,宅急送與首都信息發展有限公司合作,作為首都電子商城的配套設施,共同開發了網上速遞配送系統。實現了網上業務委托,支付以及網上訂單的查詢等功能。 

  同年又與中邁智訊科技發展有限公司合作,對北京、上海、廣州等地的50余臺車輛安裝了GPS衛星定位系統。可實現對車輛的跟蹤和定位,對調度工作有一定的促進作用。在網站上也可實現對特定車輛的定位查詢與跟蹤。 
  ERP為中心

  2001年,新的技術難題出現了,雖然MIS系統解決了業務操作的電子化問題,特別是其中的接線受理等模塊應用效果良好。但是,存在著統計部門與業務部門,財務部門與統計部門等之間的信息無法共享等問題。另外,各營業所、分公司與地區本部之間的信息傳遞問題也無法圓滿解決。這是MIS系統天生的缺陷。還有,條形碼無法與MIS系統進行集成,無法實現對貨物的動態跟蹤,不能發揮出它的更大能量。網上速遞配送系統與MIS系統也沒有接口,無法實現網下訂單的查詢。 

  IT技術必須集成,但原有的MIS實在已無能為力。MIS所用的技術不能擴展,架構非常封閉,改造很難。既不能與其他系統連接,也不能實現網絡功能。 

  當時就有人呼吁,“ERP,你快點來吧!” 

  信息處處長方進就是在這個時候加盟宅急送的。他一來,陳平告訴他,IT要成為宅急送未來的核心競爭力。客戶是上帝,為客戶的每一次服務都應該特別的精心,就像打仗一樣有很緊張、專注的狀態。每一票快遞的貨物就好像“敵人”的飛機,一旦它進入我們的“雷達掃描”區域,全國的宅急送立刻就能全體動員起來,進入臨戰狀態。無論飛機飛到哪里,我們都能時刻知道它的一舉一動。 
方進正在向員工講述ERP的好處


  記者提示:快遞的貨物屬于附加值非常高的物品,委托送貨的客戶和接貨人都非常關心貨物的配送狀態,且為此付出了遠高于其他類型運輸貨物的運輸價格。你委托了宅急送,你肯定非常關心禮品的配送狀態。也許你會想:會不會送錯人?會不會送晚了?禮品會不會有損壞?此刻,禮品是到哪里了?等等。這反映了許多快遞業務的本質:一、送貨的時間價值會很高,一旦過期或晚到就一錢不值,也就是說,時間需要準確;二、快遞貨物雖小,但人的感覺價值很高,也就是說,貨物對特別的客戶的價值量非常大,盡管實際價格不高。綜上兩點,客戶希望時時跟蹤貨物的配送狀態。隨著客戶需求的個性化程度和服務需求的提高,未來,快遞業務的技術含量、操作復雜性將越來越高。 

  方進聽了老板的話,顯得有些不知所措。畢竟,剛從日本留學回來的他對快遞行業還一知半解。尤其是中國的快遞行業的生存狀態,他還不甚了解。陳平拍了拍他的肩膀,說:“我們先從ERP著手吧。你先去找幾家開發物流ERP軟件方面的廠家來競標吧。” 

  經過2個多月的篩選,宅急送選中了擇易信息技術有限公司為其開發設計實施ERP系統。 

  一年多的時間里,雙方反復磋商,走過了從需求調研到IT系統規劃,然后設計開發,再到安裝測試等每一步。 

  目前,宅急送正處于ERP上線測試的階段。擇易公司的幾個項目人員吃住在北京大山子宅急送華北物流配送基地,進行ERP最后的系統測試、調整。方進的計劃是,先在宅急送北京公司運行ERP系統,待系統完善后,再陸續推廣應用到上海、廣州、武漢、成都、西安等主要物流網絡節點,最后在全國的宅急送物流配送網絡上實現ERP,構建起全國完整的企業信息系統。 

  宅急送的全國分支機構很多。以前,通信聯絡和信息傳遞,完全依賴傳真和電話。這樣造成工作效率低且成本很高。陳平經常和方進念叨的是,2001年宅急送一年的電話費用僅北京地區就花了150多萬元。通信費用要占年營業收入的10%還多,僅次于公司的人力成本。宅急送推算,ERP系統完善以后,每一個環節要節省1/3的費用。但是,宅急送的ERP要想在全國實現協同運作,前提條件是必須建設一個全國的通信平臺,以保證ERP系統的數據流的正常、安全、穩定傳輸。 

  為此,宅急送找到了中關村數據公司,請他們為宅急送特別設計了一個VPN(Virtual Private Network,虛擬專用網)。宅急送考慮在VPN的二期建設時,還要實現語音功能,以降低公司現有的高額語音通信成本。 

  宅急送的IT規劃

  方進掐指算來,截至目前,宅急送在IT上的投資已有條形碼、VPN、GPS和ERP。2002年下半年,還計劃在北京子公司首先開設呼叫中心,并同時應用CRM。 

  1+1就該大于2,因此,IT技術必須整合。方進的設想是以ERP為主線,把所有IT技術,包括GPS條形碼和Call Center等系統做一個總集成,構筑一個較為完整的立體的企業信息系統。最后再把宅急送的網站整合進來,一步步邁向網絡環境下的物流電子商務。 

  腳下的路在走

  宅急送的IT藍圖很美好,但腳下的路還要一步一步地走。 

  2002年4月的一天,方進碰到了一個意想不到的問題。北京大山子華北物流配送基地正在準備上線試運行ERP。本來,方進已與大山子所在地的酒仙橋電信局談好,為基地拉一根DDN專線。可是,電信局的人到實地一測,說,電信局與基地距離太遠,數據信號衰減會很厲害,沒法拉專線。可沒有專線怎么成?幾經周折,方進找到了一個沒有辦法的辦法:借用歌華有線的CATV線纜為基地拉上專線。 

  方進剛剛擺平了這個問題,撂下電話,就又一個外來電話打進來。大山子物流配送基地的受理業務小姐反映:ERP沒有原來的MIS好用。 

  在ERP上線前,ERP和原來的MIS系統要有一段時間的交接轉換,也就是并行處理。目前,方進要求各部門人員,每天至少用新的ERP系統操作業務兩次。 

  這個問題可是方進早就意料到的,過去MIS試用時也有人反映相同的問題。首先,必須弄清到底是系統技術上確實不好用,還是工作人員有抵觸心理,不愿意用。一方面,長駐基地的擇易信息技術有限公司的項目人員正在方進的要求下,努力使新系統的操作更人性化,盡量接近MIS的操作方式,降低技術風險。另一方面,方進在準備進行培訓。 

  方進動身前往大山子基地。心里在琢磨:正式ERP運轉前,問題暴露出來了,總比ERP應用后再爆發好。真不知下一個問題爆發在何處? 

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